Badan Penjaminan Mutu adalah unsur pelaksana yang mempunyai tugas pokok dan fungsi di bidang penjaminan mutu. Badan Penjaminan Mutu dipimpin oleh seorang Ketua yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Dalam melaksanakan tugas Ketua dibantu oleh seorang Sekretaris.
Lingkup kerja LPM mencakup semua unsur pelaksana akademik:
- Program studi
- Strata pendidikan (diploma dan sarjana)
- Pengelola program studi (fakultas, jurusan/bagian)
- unsur non akademik.
Lembaga Penjaminan Mutu mempunyai fungsi:
- Merencanakan dan melaksanakan sistem penjamin mutu pada unit kerja di lingkungan UMI MEDAN
- Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik
- Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik
- Mengawal akreditasi Universitas, Fakultas dan Program Studi
- Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik;
- Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik
- Melakukan audit internal akademik dan non akademik
- Menyajikan informasi yang terkait akreditasi, audit internal, sertifikasi dosen, dan lainnya yang terkait dengan penjaminan mutu
- Melaksanakan urusan tatausaha Lembaga Penjaminan Mutu
Ketua dan Sekretaris
1. Menetapkan visi, misi, tujuan, dan sasaran Lembaga Penjaminan Mutu.
2. Melakukan sosialisasi visi, misi, tujuan, tonggak-tonggak capaian di bidang penjaminan mutu.
3. Memimpin penerapan sistem penjaminan mutu internal maupun eksternal.
4. Menetapkan Renstra dan tonggak-tonggak capaian di bidang penjaminan mutu.
5. Melakukan pembinaan sivitas akademika dan tenaga kependidikan dan membina hubungan kerjasama dalam penjaminan mutu dengan pemangku kepentingan
6. Melakukan pengembangan dan inovasi pengelolaan bidang penjaminan mutu.
7. Menjamin terlaksananya siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
8. Mendukung kesiapan institusi dan program studi dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) nasional dan internasional.
9. Menjamin terlaksananya pengelolaan keluhan pelanggan.
10. Menyusun anggaran Lembaga Penjaminan Mutu dan melaporkan realisasinya.
11. Melakukan koordinasi dengan pimpinan universitas terkait pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di tingkat universitas.
12. Melakukan koordinasi dengan Gugus Penjaminan Mutu Fakultas terkait pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di tingkat fakultas.
13. Mengkoordinasikan ke, Kabid. Pengembangan Sistem Mutu dan Pengendali Dokumen; Kabid. Monitoring dan Audit Mutu; Kabid. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal; dan Kabid. Penanganan Keluhan Pelanggan.
14. Menyampaikan hasil kajiannya kepada Rektor.
15. Memonitor pelaksanaan program akademik yang dilakukan oleh organ pelaksana kegiatan untuk mengetahui kesesuaian dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan.
Bagian Akreditasi :
1. Menjamin kesiapan institusi dan atau program studi dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME)
2. Membuat perangkat kerja dalam rangka penerapan sistem penjaminan mutu eksternal
3. Melaksanakanpelatihan sistem penjaminan mutu eksternal
4. Memfasilitasi asesmen lapangan (AL) akreditasi program studi dan institusi.
5. Memfasilitasi, konsultasi dan pendampingan penyusunan dokumen akreditasi Program Studi, Fakultas dan Universitas.
6. Melakukan asesmen internal dokumen borang Universitas, Fakultas dan Program Studi
7. Menfasilitasi dan mendampingi pengajuan pengusulan program studi baru.
8. Membuat laporan kinerja yang terkait pencapaian monitoring sistem penjaminan mutu eksternal secara berkala kepada Ketua LPM
9. Melaksanakan pengembangan dan inovasi sistem penjaminan mutu eksternal berbasis teknologi informasi dan komunikasi
Bagian Audit Mutu Akademik:
1. Melaksanakan monitoring (pengawasan) terhadap pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di seluruh unit.
2. Merencanakan, melaksanakan dan melaporkan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) berbasis SPMI dan ISO di lingkungan Universitas Methodist Indonesia.
3. Merencanakan, melaksanakan dan melaporkan kegiatan Audit Mutu Akademik (AMA) berbasis SPMI bagi seluruh unit akademik di Universitas Methodist Indonesia.
4. Melakukan pembinaan, pengelolaan dan pengembangan auditor AMI dan AMA.
5. Mempersiapkan Rapat Tinjauan Manajemen.
6. Membuat laporan kinerja secara berkala kepada Ketua LPM
Bagian Keluhan Pelanggan
1. Mengelola penanganan keluhan pelanggan melalui berbagai media.
2. Mendistribusikan, monitoring dan menindaklanjuti keluhan pelanggan ke pihak-pihak terkait.
3. Menyusun instrumen dan melaksanakan pengukuran tingkat kepuasan pelanggan bagi seluruh unit.
4. Menyusun dan mensosialisasikan tingkat kepuasan pelanggan bagi seluruh unit.
5. Membuat laporan kinerja secara berkala kepada Ketua LPM
6. Melaksanakan pengembangan dan inovasi sistem penanganan keluhan pelanggan dan pengukuran kepuasan pelanggan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Lembaga Penjaminan Mutu terdiri atas:
- Ketua
- Sekertaris
- Unit Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas (GPM)
Badan Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas dan Tingkat Program Studi mempunyai tugas melaksanakan fungsi penjaminan mutu di masing-masing fakultas dan masing-masing program studi yang dikoordinasikan oleh penjaminan mutu tingkat universitas.
Adapun Tugas dan Fungsi dari :
- Gugus Penjaminan Mutu (GPM) mempunyai tugas pokok untuk menerapkan kebijakan penjaminan mutu kegiatan Tri Darma Perguruan Tinggi di tingkat Fakultas/Pasca Sarjana sesuai dengan rencana kebijakan yang telah disusun oleh Lembaga Penjaminan Mutu Universitas.
- GPM terdiri dari Ketua dan petugas administrasi sesuai kebutuhan.
- Ketua GPM bertanggungjawab kepada Dekan Fakultas masing-masing.
- Ketua GPM berkoordinasi dengan Kepala LPM dalam melaksanakan Tugas terkait dengan penjaminan mutu fakultas dan progam studi.
- Ketua GPM diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Dekan setelah setelah mendapat pertimbangan dan persetujuan dari Pengurus Yayasan.
- Masa jabatan Ketua GPM adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali untuk menjabat jabatan yang sama (setara) maksimal 2 periode berturut-turut.
- Persyaratan dan tata cara pengangkatan Ketua GPM selanjutnya akan diatur dalam Peraturan Rumah Tangga Universitas.
- Pemberhentian Ketua GPM sebelum masa jabatan berakhir dapat dilakukan apabila telah menyimpang dari Statuta Universitas, peraturan dan undang-undang yang berlaku setelah mendapat usulan Dekan kepada Rektor atas persetujuan pengurus yayasan.